Een Business Continuity Management System (BCMS) is een strategisch en systematisch raamwerk dat organisaties helpt bij het identificeren van risico’s en het opzetten van procedures om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. Met een BCMS kunnen organisaties voorbereid zijn op onverwachte gebeurtenissen zoals storingen, natuurrampen of cyberaanvallen, waardoor de impact op de bedrijfsvoering minimaal blijft.
Het systeem omvat het in kaart brengen van bedrijfsprocessen, het uitvoeren van risicoanalyses en het ontwikkelen van herstelplannen. Door regelmatige oefeningen en evaluaties zorgt een BCMS ervoor dat medewerkers weten wat er van hen verwacht wordt in crisissituaties en dat de benodigde middelen en procedures altijd paraat staan. Dit draagt bij aan een grotere weerbaarheid en een snellere respons bij incidenten.
BCMS en de PDCA cyclus
Dit geïntegreerde systeem sluit nauw aan bij de PDCA-cyclus. In de planningsfase (Plan) worden risico’s en regelgeving in kaart gebracht en strategieën ontwikkeld. Tijdens de uitvoeringsfase (Do) worden de vastgestelde maatregelen en de compliance software in de praktijk gebracht. De controlefase (Check) omvat regelmatige evaluaties en audits, waarbij de software helpt om afwijkingen tijdig te signaleren. Tot slot zorgt de act-fase (Act) ervoor dat de feedback wordt gebruikt om processen te verbeteren en het systeem aan te passen. Deze cyclische benadering garandeert dat zowel de continuïteit als de compliance van de organisatie voortdurend worden geoptimaliseerd.
Voorbeeld BCMS toepassing met compliance software
Stel je een IT-bedrijf voor dat gespecialiseerd is in cloudoplossingen en hostingdiensten. Dit bedrijf implementeert een BCMS om ervoor te zorgen dat haar kritieke IT-diensten – zoals serverbeheer, data-opslag en netwerkverbindingen – continu beschikbaar blijven, zelfs bij incidenten zoals cyberaanvallen, hardwarestoringen of natuurrampen.
Binnen dit BCMS is compliance software geïntegreerd om te waarborgen dat alle IT-processen duidelijk in kaart zijn gebracht en functioneren. Met behulp van de compliance software worden processen en afwijkingen gemonitord en wordt er aan de interne en externe compliance eisen getoetst. Zodra een risico of non-conformiteit wordt gedetecteerd, worden door het BCMS direct de juiste acties conform de vastgestelde procedures uitgezet, zodat de dienstverlening ononderbroken kan blijven en tegelijkertijd voldaan wordt aan de relevante wettelijke vereisten.
Deze geïntegreerde aanpak zorgt ervoor dat de compliance software een belangrijke rol kan spelen in een goed functionerend BCMS. Door het automatisch genereren van audit trails en gedetailleerde rapportages ondersteunt de compliance software het team bij het uitvoeren van interne en externe audits. Dit leidt tot een beter inzicht in incidenten, verbeterpunten en corrigerende maatregelen, waardoor het bedrijf altijd voorbereid is op zowel operationele als regelgevende uitdagingen.
Tot slot worden binnen dit BCMS regelmatig oefeningen georganiseerd om de effectiviteit van zowel de herstelprocedures als de compliance controles te testen. De feedback uit deze oefeningen wordt vervolgens gebruikt om de processen continu te verfijnen, zodat het IT-bedrijf flexibel kan inspelen op nieuwe dreigingen en veranderende regelgeving. Ook deze activiteiten kunnen worden geregistreerd in de compliance software.
Norm ISO 22301 voor BCMS
Ten slotte is het belangrijk te weten dat er voor een BCMS een ISO-norm bestaat. De norm, ISO 22301, biedt organisaties een internationaal erkend kader voor het implementeren en onderhouden van een effectief business continuity management. Protify kan organisaties helpen hun BCMS in te richten conform deze norm en compliance software te gebruiken voor snelheid, overzicht en effectiviteit.
